Payroll merupakan sistem administrasi gaji yang dilakukan secara rutin oleh perusahaan tiap bulannya. Proses payroll dilakukan untuk menghitung gaji berdasarkan aktivitas dan juga komponen penyertanya seperti pajak dan tunjangan.
Proses payroll juga biasanya dilakukan secara manual dengan program pengolah data seperti Excel atau menggunakan sistem otomatisasi payroll seperti software.
Namun apakah software payroll yang Anda gunakan sudah tepat dan mampu memenuhi kebutuhan perusahaan Anda saat ini?
Jika software yang Anda gunakan hanya mengakomodasi otomatisasi perhitungan gaji, maka hal itu tidaklah cukup. Software perhitungan gaji sebaiknya selain mampu memberikan kemudahan perusahaan juga mampu memenuhi kebutuhan dan kemudahan karyawan.
Untuk lebih jelasnya, Talenta memiliki rekomendasi atau hal-hal apa saja yang harus diperhatikan ketika Anda memilih software payroll.
Terintegrasi dengan Aplikasi Smartphone
Pertama pastikan sistem payroll perusahaan yang Anda beli memiliki integrasi dengan aplikasi smartphone.
Aplikasi tersebut nantinya akan menjadi portal employee self-service (ESS) di mana karyawan bisa melakukan absensi online, pengajuan cuti, mengakses benefit, dan juga menerima slip gaji. Melalui portal ESS juga memungkinkan karyawan untuk berkomunikasi dengan karyawan lain atau memperbarui data karyawan.
Selain itu dengan adanya sistem payroll yang terintegrasi aplikasi smartphone, personalia dapat dengan mudah memantau dan juga mengakses data karyawan dengan mudah secara langsung.
Dapat Mengolah Data Secara Real-Time
Perbedaan mendasar antara sistem payroll manual dan otomatis adalah dari segi pengolahan data.
Sistem manual memerlukan waktu yang tidak sedikit untuk mengolah data. Selain itu data pada sistem manual hanya bisa diakses dan diolah pada waktu dan periode tertentu yang mana umumnya dilakukan satu minggu sekali.
berbeda dengan sistem otomatis di mana personalia dapat mengakses dan mengolah data secara real-time. Itu artinya data bisa langsung diolah pada saat data itu masuk ke dalam sistem.
Pengolahan data secara real-time tentu menguntungkan apalagi dari segi keamanan. Pengolahan data real-time akan sangat sulit untuk dicurangi. Kalaupun bisa, kecurangan dapat dideteksi secara langsung.
Pengolahan data real-time juga memudahkan personalia untuk melakukan konsolidasi data dalam perhitungan gaji baik data elemen perhitungan seperti absensi, jumlah cuti, lembur, deduksi atau kompensasi maupun data berdasarkan lokasi pekerjaan.
Mempermudah Membayar Kewajiban Pajak
Membayar pajak merupakan kewajiban dari setiap warga negara termasuk karyawan. Pastikan software payroll yang Anda pilih mampu mengakomodasi perhitungan perpajakan karyawan salah satunya adalah PPh 21.
Elemen perhitungan PPh 21 yang banyak dan ragam jabatan karyawan seringkali membuat perusahaan kesulitan untuk menghitung gaji karyawan.
Dengan sistem penggajian karyawan menggunakan software, Anda hanya perlu memasukkan data karyawan dan secara otomatis akan menghitung besaran pajak yang dikenakan karyawan.
Perhitungan pajak komprehensif dengan berbagai metode dan klasifikasi pengenaan pajak dapat dilakukan dengan software payroll.
Memiliki Expense Management
Expense management atau manajemen pengeluaran di antaranya adalah cash advance untuk mengakomodasi kasbon atau reimbursement.
Seringkali perusahaan memberikan kasbon atau reimbursement kepada karyawan namun tidak terpantau dan hal tersebut merugikan bagi perusahaan atau karyawan.
Dengan sistem manual, pemberian kasbon bisa saja mengganggu arus kas perusahaan. Selain itu, dokumentasi reimbursement bisa saja rusak atau hilang dan membuat perusahaan sulit memantau pengeluaran kasbon atau reimbursement.
Kecurangan yang mungkin dilakukan oleh karyawan melalui kasbon juga bisa sangat berisiko.
Sedangkan bagi karyawan, data yang rawan hilang bisa sangat merugikan sehingga karyawan sulit untuk menagih uang kasbon tersebut.
Oleh karena itu perusahaan wajib memperhatikan apakah sistem payroll yang akan digunakan memiliki expense management atau tidak.
Mampu Melakukan Payroll Disbursement
Perhitungan gaji sudah otomatis, pembayaran gaji juga harus dilakukan secara otomatis. Satu pertimbangan wajib bagi perusahaan dalam memilih sistem payroll adalah adanya fitur payroll disbursement.
Automated payroll disbursement atau pembayaran gaji otomatis memungkinkan perusahaan untuk membayar gaji hanya dengan satu aplikasi dan satu virtual account. Hal ini membuat perusahaan bisa membayar gaji karyawan dengan cepat tanpa harus telat.
Selain itu, dengan sistem pembayaran gaji otomatis, Anda bisa memantau proses transfer secara real-time.
Mampu Memberikan Layanan Benefit
Terakhir sebenarnya adalah nilai tambahan yang bisa Anda dapatkan dari software payroll yaitu layanan benefit karyawan.
Benefit karyawan sendiri adalah sesuatu yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan baik tunai maupun non-tunai untuk dapat mensejahterakan karyawannya salah satunya adalah pinjaman atau sesuatu yang telah ditetapkan perusahaan berdasarkan jabatan dan lama kerja misalnya biaya persalinan.
Pemberian benefit karyawan merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi loyalitas dan produktivitas karyawan. Dengan cara manual, manajemen benefit karyawan akan sulit diatur dan cenderung mengganggu arus kas.
On-Premise atau SaaS?
Setelah mengetahui hal yang harus diperhatikan dalam memilih sistem payroll perusahaan, tentunya Anda akan memilih penyedia layanannya; on-premise atau SaaS?
On-premise sendiri merupakan sistem dimana seluruh data dikelola secara mandiri oleh perusahaan. Sedangkan SaaS atau software as a Service adalah sistem yang disediakan dan dikelola oleh pihak kedua.
Dahulu, sistem on-premise dinilai lebih aman karena data dikelola sendiri, namun seiring berjalannya waktu, SaaS pun dinilai sama amannya dalam hal penyimpanan data.
Lalu apa yang membedakannya?
Dua hal yang membedakan keduanya adalah tekait SDM dan juga biaya. Sistem on-premise cenderung lebih mahal karena alat, sistem, program dibeli secara mandiri dan perusahaan tentu membutuhkan SDM yang ahli dalam mengoperasikan sistem tersebut.
Berbeda dengan SaaS dimana Anda hanya perlu membayar vendor pihak ketiga tanpa perlu instalasi sistem atau tenaga ahli. Penggunaannya pun lebih mudah dipelajari.
Jadi, saat ini pilihan terbaik untuk memiliki sistem payroll otomatis adalah dengan mempercayakan kepada vendor pihak ketiga yaitu SaaS.
Salah satu yang terbaik adalah Talenta. Software payroll dan HRIS Talenta memiliki semua fitur yang telah dijelaskan sebelumnya; absensi online, perhitungan gaji terintegrasi, expense management, hingga benefit karyawan.
Ingin mengetahui Talenta lebih lanjut? Ikuti free demo Kami dan konsultasikan masalah tata kelola HR Anda di sini!